テレワークの始め方

コロナ禍の下で、出勤者７割削減という聡明な目標が掲げられています。テレワークを始めないといけないのはわかっていても、いざ始めるとなるといろんな疑問いろんな障壁がたちはだかります。そんな状況を打破していただけるヒントになれば幸いです。

テレワークとは

テレワークとはそもそもどういう状態なのでしょうか？テレワークとは離れた場所を表す「テレ」と働くの「ワーク」が合体した造語です。場所の制約を受けないことが最低条件ですね。ですから、社員の自宅に限らず会社よりも便利なサテライトオフィスでも、極論すれば取引先の会社でもいいのです。

情報通信機器を駆使して、遠隔勤務・在宅勤務を柔軟になしうることが重要です。そして、今までの在社ワークよりも生産性の向上が求められています。

テレワークには、以下のオンラインシステムが必要になります。

初めて聞く言葉もあると思います。１つずつ見ていきましょう。

テレワークは始めから終わりまでたった一人で完結するものではありません。会社で他の同僚・上司・部下・後輩と交流したように、テレワークでも交流が必要です。業務の話だけではなく、無駄話もときには必要です。

メンバーが遠隔で参加できるオンライン会議システムで有名なのは「Zoom」です。無料で利用できるのは、１対１で時間無制限、３人以上なら40分の時間制限があります。

音声だけでよければ、今流行のクラブハウスがいいですね。音声だけですけど、Zoomよりも品質がいいですよ。会議のみならず、つなぎっぱなしで必要なときだけ語り掛ける、というのがいいですね。

つながっている、という環境がテレワークの孤独を吹き消すでしょう。

ここでいうチャットシステムは、文字を介しての交流を指しています。情報の共有を目的としてテキストでのやり取り、または、リンクURLのやり取りができます。

このシステムは、チャットワーク等のチャット専用システムの利用が有名ですが、Zoom等のオンライン会議システムに付属するサービスの活用も可能です。

チャットワークですと、新メッセージを受信すると通知が来る設定ができます。もちろん、Zoomでも新メッセージの着信表示が出てきます。

グループウェアと呼ばれるシステムでスケジュールの共有ができます。稟議が必要な案件で押印するためにだけ、わざわざ出社することがないように活用しましょう。

グループウェアで有名なのはサイボーズですね。私も以前に勤務していた外資系の会社で使っていました。残業申請もサイボーズでしてました。20年も前の話ですから、今はもっと装備がいっぱいです。

在社勤務の時代は、社内にサーバーがあって、必要な情報はそのサーバーにアクセスすることで入手できました。テレワークでは、社内のサーバーにアクセスするのはセキュリティの問題があります。

安易にアクセスできるようだと、第三者からのアクセスを許してしまうことになりかねません。

テレワークに必要な情報のみを外部からのアクセスを認める共有ストレージに入れておくか、セキュリティー対策を万全にした上での社内ネットワークへのアクセスを許可しましょう。

テレワークが向いている業種・職種があるでしょう。出勤者７割削減というのは、全体で７割ですからテレワークが向いている業種・職種は10割削減でないと、７割削減を達成できません。

少しずつ、職種を限定してでもテレワークを導入していきましょう。始めの第一歩を出すために、まずはオンラインツールについての情報を集めましょう。あくまでも導入が前提です。